▷ Dringend Gesucht! Front- & Back-Office-Kraft mitGremienbetreuung
BewerbenFront- & Back-Office-Kraft mit Gremienbetreuung (m/w/d)30-40 h / unbefristetDie Bundeskammer der Ziviltechniker:innen (ZT) ist als Interessensvertretung verpflichtet, die gemeinsamen beruflichen, sozialen und wirtschaftlichen Interessen der Architekt:innen und Zivilingenieur:innen aktiv zu fördern und zu gestalten. Interessenspolitische Entscheidungen werden dabei zunehmend auf Europäischer Ebene gefällt. ZT sind staatlich befugte und beeidete Architekt:innen und Zivilingenieur:innen, deren geistige Planungsdienstleistungen nicht selten über die Sicherheit von Menschen entscheiden. Die Bandbreite der Befugnisse der ZT ist enorm: Sie reicht u. a. von Bauwesen, über Vermessungswesen, Kulturtechnik und Wasserwirtschaft, Chemie, Physik, Raumplanung und Kreislaufwirtschaft bis hin zu Forstwirtschaft und Geographie. ZT sind ausschließlich ihren Auftrageber:innen und dem Allgemeinwohl verpflichtet. Ihre Aufgaben:Empfangssekretariat: Betreuung der Telefon- und Mailzentrale sowie der PoststelleKontrolle und Bearbeitung des RechnungseingangsGästebewirtungDiverse Korrespondenzen in Deutsch und Englisch(Internationale) Reiseorganisation mit Hotel- und FlugbuchungenBüroorganisation: Bestellungen, allgemeine Back-Office-Aufgaben (z. B. Paketversand, Koordination Reparaturmaßnahmen etc. )Technische Betreuung von Sitzungen und Online-Meetings (Zoom, GoToMeeting, Microsoft Teams und audiovisuelle Geräte)Administrative Betreuung von Funktionär:innenUnterstützung des gesamten Teams in administrativen und operativen Belangen (Recherchen, Führen von Listen, Vorbereitung von Unterlagen und Daten, Datenbankpflege etc)Gremienbetreuung: Inhaltliche und administrative Betreuung einzelner Gremien (Ausschüsse) der Bundeskammer, diese umfasst:Erstellen von Tagesordnungen in Abstimmung mit den zuständigen Funktionär:innen und Vorsitzenden des GremiumsManagement der inhaltlichen Abstimmungen der Gremienorganisatorische, technische und inhaltliche Vorbereitung der Sitzungendie Protokollführung und -kontrolle sowie die Nachbereitung von SitzungenOrganisation von Klausuren und VeranstaltungenReiseorganisation; Location-Management, DokumentationEinspringen bei Verhinderung anderer Gremienbetreuer:innenDie effiziente Umsetzung diverser Projekte, die in den betreuten Gremien erarbeitet werden: Abstimmung mit internen und externen StakeholdernProjektabwicklung in Abstimmung mit den Kolleg:innen und Funktionär:innenWir suchen eine engagierte Person mit:Viel OrganisationstalentPünktlichkeit und ZuverlässigkeitStressresistenz, gutem Zeitmanagement und selbständigem Abarbeiten von AufgabenOffenheit, Freundlichkeit und exzellenten Umgangsformen und souveränem AuftretenTeamfähigkeitSehr guten EDV-KenntnissenSehr guter Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch Ausbildung und/oder Erfahrung in Büroorganisation bzw. Front-OfficeErfahrungen mit Content-Management-Systemen (typo3) und Veranstaltungsmanagement sind von VorteilPraktische Erfahrung in der Gremienbetreuung, in der kommunalen Verwaltung oder einer Interessensvertretung sind von Vorteil!Wir bietenein sehr abwechslungsreiches Tätigkeitsgebietein hervorragendes Arbeitsklima in einem großartigen Teameinen krisensicheren Arbeitsplatz in zentraler Lage von WienIndividuelle FortbildungsmöglichkeitenMöglichkeit zu Home-Office und flexiblem, selbständigen ArbeitenMindestbruttogehalt ab 2. 700, - Euro monatlich (bei 40 Stunden Vollzeit)Ihr nächster SchriBewerben Sie sich bitte vorzugsweise via E-Mail an bewerbung@arching. at. Wir freuen uns auf das persönliche Kennenlernen.
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